Làm thế nào để sử dụng hiệu quả “chi phí” thời gian?
Hãy tưởng tượng 24h của mỗi người sẽ như một biểu đồ hình sin, bạn khó có thể giữ cho lúc nào mình cũng trong trạng thái tập trung và làm việc hiệu quả trong suốt 24 tiếng.
Mình đã từng trải qua những ngày tháng bận rộn đến chóng mặt, khi mà danh sách công việc cứ dài ra mãi và thời gian thì như một kẻ trộm, vụng trộm lấy đi những khoảnh khắc quý giá.
Đôi lúc, cảm giác cuộc sống của chính mình như một chiếc đồng hồ cát luôn bị lật ngược, từng hạt cát thời gian cứ tụt dần, để lại trong mình là sự hối tiếc và áp lực. Mình đã tự hỏi vì sao lại như vậy? Một ngày 24 giờ có quá ngắn để chúng ta hoàn thành mọi việc? Vì sao vẫn 24h ấy lại có người làm việc năng suất gấp 2 thậm chí gấp 10 lần mình. Dần dần chính mình cũng tự nhận ra rằng, không phải thời gian không đủ dùng, mà mình đang tiêu phí chúng vào những việc chưa thực sự xứng đáng.
Ngày nay chúng mình đang sống trong một xã hội thông tin, những yêu cầu từ cuộc sống ngày càng cao, đồng nghĩa lượng công việc đòi hỏi chúng ta phải đáp ứng ngày càng nhiều. Chính vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Nếu bạn đang cảm thấy choáng ngợp trước khối lượng công việc hiện tại và không biết làm thế nào để cân bằng cuộc sống, có lẽ bạn cũng từng giống mình, bài viết này sẽ là một người bạn đồng hành đáng tin cậy để giúp bạn phần nào giảm bớt áp lực về thời gian.
Bắt đầu quản lý thời gian bằng cách lắng nghe tiếng nói từ cơ thể bạn
Mình quan niệm rằng: trong quản lý thời gian không có một phương pháp cụ thể có thể áp dụng đúng hết cho tất cả mọi người
Mỗi người cần phải dựa vào đồng hồ sinh học của chính mình để đưa ra một phương pháp cụ thể. Bởi vì nhịp sinh hoạt của mỗi người là không giống nhau.
Bạn có thể tưởng tượng 24h của bạn sẽ như một biểu đồ hình sin, bạn khó có thể giữ cho lúc nào mình cũng trong trạng thái tập trung, làm việc hiệu quả trong suốt 24 tiếng.
Có những lúc bị “down mood” đó là lúc đường biểu đồ của bạn sẽ hướng xuống. Lúc này, bạn nên ưu tiên dành thời gian nghỉ ngơi hoặc thực hiện những công việc đơn giản. Ngược lại, sẽ có những lúc bạn làm việc đặc biệt tập trung và cho ra năng xuất cao hơn so với các khoảng thời gian khác, đó được gọi là khoảng thời gian “vàng” của riêng bạn.
Nhận diện kẻ thù "đánh cắp thời gian"
Để bắt đầu bước qua ngưỡng cửa “quản lý thời gian” bạn cần nhận diện những "kẻ thù" thường xuyên "đánh cắp" thời gian của bạn là gì? Đó có thể là các thông báo trên điện thoại, mạng xã hội, email, hoặc thậm chí là những cuộc trò chuyện không cần thiết.
Những "kẻ thù" này thường ẩn nấp dưới nhiều hình thức khác nhau, khiến chúng mình mất tập trung và lãng phí thời gian vô ích. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:
1. Thông báo trên điện thoại:
Các ứng dụng mạng xã hội: Facebook, Instagram, TikTok... liên tục gửi thông báo về tin nhắn, bài đăng mới, khiến bạn không thể tập trung vào công việc.
Email mà bạn vô tình cung cấp cho nền tảng web hay ứng dụng: Số lượng email ngày càng tăng, đặc biệt là những email không quan trọng, khiến bạn phải dành thời gian để đọc và trả lời.
Các ứng dụng trò chơi, tin tức: Những ứng dụng này rất dễ gây nghiện và khiến bạn mất hàng giờ đồng hồ mà không hay biết.
2. Mạng xã hội: Lướt Facebook, Instagram, TikTok… không mục đích là một trong những cách phổ biến nhất để giết thời gian. Đồng thời, việc lướt mạng xã hội quá nhiều có thể khiến bạn mất tập trung và giảm năng suất làm việc.
3. Cuộc chuyện trò không cần thiết: Những cuộc trò chuyện phiếm, những cuộc gọi điện thoại dài dòng, những buổi họp không cần thiết đều có thể "ăn cắp" thời gian của bạn.
4. Việc nhà: Nếu bạn không lên kế hoạch và sắp xếp công việc nhà một cách hợp lý, chúng có thể trở thành một gánh nặng và chiếm quá nhiều thời gian của bạn.
5. Đa nhiệm: Cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc sẽ khiến bạn dễ mắc lỗi và giảm hiệu quả làm việc.
“Không biết làm gì khi thức dậy” dấu hiệu của việc thiếu quản lý thời gian
"Cảm giác 'trôi' theo dòng sự kiện khi thức dậy mà không có một kế hoạch cụ thể quả thực là một trải nghiệm không mấy dễ chịu. Tình trạng này giống như một con tàu không có la bàn, lênh đênh trên biển rộng mà không biết đích đến ở đâu.
Thiếu một bản đồ lộ trình rõ ràng, chúng mình dễ dàng bị cuốn vào vòng xoáy của những công việc linh tinh, những thông báo trên mạng xã hội, hay đơn giản chỉ là việc lướt web vô mục đích.
Việc này có thể khiến cho bạn:
Mất thời gian và dần cạn kiệt năng lượng: Thay vì tập trung vào những việc quan trọng, chúng ta dễ bị phân tán sự chú ý bởi những việc nhỏ nhặt, không cần thiết. Điều này không chỉ lãng phí thời gian mà còn khiến chúng ta cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức.
Tạo ra áp lực thiếu tích cực: Khi thời hạn đến gần mà công việc vẫn còn dang dở, chúng ta sẽ cảm thấy áp lực và căng thẳng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn gây hại cho sức khỏe tinh thần.
Nguyên nhân chính có thể là những yếu tố sau:
Thiếu mục tiêu rõ ràng: Không có một mục tiêu cụ thể sẽ khiến chúng ta cảm thấy vô định và không có động lực để hành động.
Không ưu tiên công việc: chúng ta thường bị cuốn theo những việc cấp bách mà quên đi những việc quan trọng thực sự.
Thiếu kỷ luật: chúng ta dễ dàng bị cám dỗ bởi những thứ thú vị, những dopamine mì ăn liền khiến bạn dễ thỏa mãn và giảm dần sự tập trung vào công việc.
Nỗi sợ thất bại: sợ thất bại, sợ làm một điều gì đó nên trì hoãn việc bắt đầu hoặc không dám đặt ra những mục tiêu quá cao.
Không có thói quen lập kế hoạch: chúng ta chưa hình thành thói quen lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.
Thủ thuật quản lý thời gian 24h là đủ
Một điều mình nhận ra là chúng ta không cần thêm thời gian nhưng hãy quản lý thời gian của mình một cách thông minh.
Bạn có thể thực hiện điều này bắt đầu bằng việc:
1. Thiết lập mục tiêu SMART để định hướng
Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung và sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Thay vì đặt ra những mục tiêu chung chung, hãy cụ thể hóa chúng theo tiêu chí SMART:
Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng và dễ hiểu.
Measurable (Đo lường được): Bạn có thể đo lường được tiến độ của mình.
Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu phải khả thi và nằm trong tầm với.
Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của bạn.
Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời gian hoàn thành cụ thể.
Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu "Tôi muốn học tiếng anh", hãy đặt mục tiêu "Để có thể tìm được công việc với mức lương tốt. Tôi sẽ bắt đầu học tiếng anh trong 9 tháng tới. Mục tiêu đầu tiên của tôi là 900 từ vựng và 90 cấu trúc ngữ pháp trong 3 tháng bằng cách: học 1 chủ đề mỗi ngày trên ứng dụng “A”, ghi chép và đặt câu với 10 từ vựng mỗi ngày và học 1 cấu trúc ngữ pháp".
Sau khi bạn đã có một mục tiêu cụ thể, tiếp theo bạn cần một kế hoạch hành động cụ thể, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách:
2. Lập todo list theo nguyên tắt 80/20
Nguyên tắc 80/20, hay còn gọi là quy tắc Pareto, được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng Pareto vào quản lý thời gian, nguyên tắc này giúp chúng ta nhận ra rằng không phải tất cả các công việc đều quan trọng như nhau. Bằng cách tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất, chúng ta có thể đạt được 80% kết quả mong muốn.
Hãy dành thời gian để lập danh sách công việc mà bạn cần thực hiện, xác định 20% công việc quan trọng nhất và tập trung vào chúng. Việc lập danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, ưu tiên làm đúng việc quan trọng và tránh quên bất kỳ nhiệm vụ nào. Bạn có thể phân loại công việc trong ngày theo 1 trong 2 ma trận mình gợi ý dưới đây:
Ma trận Eisenhower: Chia các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 yếu tố: mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Quan trọng và khẩn cấp: cần giải quyết ngay lập tức.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch và thực hiện.
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy quyền cho người khác hoặc tìm cách để giảm bớt sự khẩn cấp.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc trì hoãn.
Sau khi đã phân loại mức độ ưu tiên cho từng đầu việc bạn nên:
Đặt thời hạn: Đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ để tạo cảm giác cấp bách.
Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc như Drive, Notion…
Lịch điện tử: Google Calendar, nhắc hẹn trên Zalo giúp bạn lên lịch và theo dõi tiến độ công việc.
3. Ăn "con ếch" đầu tiên mỗi ngày
Brian Tracy, một chuyên gia về phát triển bản thân, đã phổ biến thuật ngữ "ăn con ếch" để ám chỉ việc hoàn thành công việc khó khăn nhất hoặc quan trọng nhất ngay từ đầu ngày. Bằng cách làm điều này, bạn sẽ loại bỏ được cảm giác lo lắng và có thêm động lực để hoàn thành những việc còn lại.
"Con ếch" ở đây tượng trưng cho nhiệm vụ khó khăn nhất hoặc quan trọng nhất trong ngày của bạn. Việc hoàn thành "con ếch" đầu tiên sẽ giúp bạn cảm thấy nhẹ nhõm và tạo động lực để hoàn thành
Gợi ý cho bạn: Ngay khi bắt đầu ngày mới bạn nên dành thời gian giải quyết công việc mà bạn cho là khó nhằn nhất, vì trong lúc này cơ thể bạn đang bắt đầu khởi động lại, những tiếng nói làm bạn chùn bước vẫn chưa kịp “thức giấc”
4. Phương pháp Pomodoro
Ý tưởng chính của phương pháp này là chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn. Nghiên cứu cho thấy, phương pháp Pomodoro giúp tăng cường sự tập trung, giảm căng thẳng và cải thiện năng suất làm việc lên đến 35%. Bạn có thể thực hiện phương pháp Pomodoro bằng cách:
Lựa chọn một nhiệm vụ trong todolist: Chọn một nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn hoàn thành.
Đặt đồng hồ: Đặt đồng hồ hẹn giờ 25 phút.
Làm việc tập trung: Trong 25 phút đó, hãy tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ đã chọn, không để bất kỳ điều gì làm phiền.
Nghỉ ngơi: Sau 25 phút, hãy nghỉ ngơi 5 phút.
Lặp lại: Tiếp tục chu kỳ 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi cho đến khi hoàn thành công việc.
5. Tài liệu hóa
“Tài liệu hóa” là một keyword quan trọng giúp mình tiết kiệm thời gian hiệu quả. Bạn có thể hiểu tài liệu hóa là hệ thống kiến thức, kinh nghiệm bạn có thành dạng văn bản hoặc quy trình cụ thể. Sau đó lưu trữ vào một file tổng “có hệ thống” để có thể tìm kiếm và tái sử dụng các thông tin cần thiết.
Để làm được việc đó trong quá trình mình thực hiện một công việc mình sẽ cố gắng làm ba bước sau:
Hệ thống hóa kiến thức: Mình sẽ lưu trữ lại những sản phẩm mình làm, những thông tin hữu ích, kiến thức, tài liệu, khóa học … thành dạng video/ hình ảnh/ văn bản sau đó lưu trữ lại nhằm phục vụ mục đích tái sử dụng kiến thức và tiết kiệm thời gian.
Hệ thống hóa quy trình: Sau khi hoàn thành một công việc nào, mình cũng suy nghĩ xem có thể hệ thống nó thành một quy trình “dạng hướng dẫn” cụ thể hay không? Nếu có sẽ gồm những gì, và lưu trữ lại trong google docs, hoặc excel…giúp mình tiết kiệm thời gian khi training cho thành viên mới hoặc giải quyết nhanh chóng vấn đề đã từng xảy ra
Tổng hợp: Nhóm các nội dung chung một chủ đề lại với nhau và bỏ vào trong một thư mục lớn. Sau đó phân vào nhiều thư mục nhỏ với các chức năng cụ thể. Bạn có thể tưởng tượng phương pháp này như một cái cây lớn, sẽ có nhiều nhánh chính, nhánh phụ, và nhánh con. Điều bạn cần làm là xác định các thành phần trên và sắp xếp chúng một cách hợp lý.
Ưu điểm của phương pháp này là bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, tái sử dụng kiến thức, và training cho người mới một cách dễ dàng nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất tối ưu cho công việc. Bạn có thể xác định ngay thứ mình cần mà không cần phải lần mò hay suy nghĩ.
Kỹ năng mềm trong việc quản lý thời gian
1. Nghệ thuật nói "không" - khóa chặt cánh cửa thời gian cho những yêu cầu không cần thiết
Nói "không" là một kỹ năng mềm quan trọng, giúp bạn bảo vệ thời gian và năng lượng để tập trung vào những việc thực sự quan trọng. Tuy nhiên, ban đầu bạn sẽ cảm thấy khó khăn khi từ chối. Dưới đây là một số cách giúp bạn tự tin hơn khi nói "không":
Hiểu rõ giá trị của thời gian: Hãy nhớ rằng thời gian của bạn là hữu hạn. Mỗi phút giây bạn dành cho một việc nào đó đồng nghĩa với việc bạn từ chối những việc khác.
Xác định ranh giới: Đặt ra những giới hạn rõ ràng về công việc và cuộc sống cá nhân. Tạo riêng cho chính mình một bộ lọc hay nguyên tắc trong mối quan hệ và công việc để bảo vệ bạn trước sự “cám dỗ” xung quanh
Đưa ra lý do hợp lý: Giải thích ngắn gọn lý do bạn không thể nhận lời, nhưng tránh đi vào chi tiết quá sâu.
Đề xuất giải pháp thay thế (nếu có): Nếu có thể, hãy gợi ý một giải pháp khác hoặc một thời điểm phù hợp hơn.
Ví dụ:
Không hiệu quả: "Tôi không thể giúp bạn được."
Hiệu quả: "Cảm ơn bạn đã nghĩ đến mình. Tuy nhiên, lịch làm việc của mình hiện tại khá dày đặc. Có lẽ chúng ta có thể thảo luận về việc này vào tuần sau?"
2. Phân công công việc hiệu quả - chia sẻ gánh nặng, nhân đôi kết quả
Trong trường hợp bạn có quá nhiều việc quan trọng cần tập trung hoặc bạn muốn có thêm thời gian để ưu tiên cho cuộc sống, những việc cá nhân thì “trao quyền” là một biện pháp hiệu quả giúp bạn có thêm nhiều thời gian cho mình, tuy nhiên điều này bắt buộc bạn phải:
Đánh giá đúng năng lực của từng người: Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của từng thành viên trong nhóm.
Giao việc phù hợp: Giao cho mỗi người những công việc mà họ cảm thấy hứng thú và có khả năng thực hiện tốt nhất.
Đặt mục tiêu rõ ràng: Trình bày rõ ràng mục tiêu cần đạt được và các tiêu chí đánh giá công việc.
Ủy quyền: Tin tưởng vào khả năng của người khác và để họ tự do làm việc.
Theo dõi và hỗ trợ: Theo dõi tiến độ công việc thường xuyên và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.
Lời kết
Cuối cùng để có thể thiết lập cho mình một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bạn cần thực hành và kiểm chứng tính hiệu quả của từng phương pháp. Từ đó tìm cho mình một phương pháp phù hợp nhất. Cả quá trình này cần bạn phải liên tục tập luyện và kiên trì để tạo thành một thói quen mới.
Để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian và tài liệu hóa mình gợi ý bạn có thể tham gia group The recap của chúng mình.
Nơi đây bạn có thể học hỏi cách tài liệu hóa và lưu trữ kiến thức giúp bạn bước đầu học và thực hành cách tiết kiệm thời gian “học sẽ không bao giờ đủ nếu không đi đôi với hành” môi trường tại The recap giúp bạn tự tin thực hành, ngoài ra bạn còn được tham gia buổi meeting hàng tháng tại The recap học hỏi cách những Anh, Chị có kinh nghiệm xử lý và tái sử dụng kiến thức của mình.
➥ Đọc thêm các bài viết:
