Kiểm soát cuộc sống của bạn bắt đầu từ việc quản lý thông tin
Nếu không có một hệ thống để lưu trữ và tổ chức kiến thức, những ý tưởng sáng tạo, những bài học kinh nghiệm quý giá của bạn cũng sẽ dần bị lãng quên.
Khoảng thời gian 2 năm trước khi mình vẫn là một cậu sinh viên, công việc chính của mình tại thời điểm đó là học tập, mình học một cách chăm chỉ nhưng chỉ dừng ở việc học, hoàn không biết đến khái niệm về tài liệu và hệ thống hóa.
Kết quả là 4 năm đại học mình nhận lại được vỏn vẹn ba chữ “không gì cả”, đúng kiểu mà mọi người thường hay nói đùa “chữ thầy trả thầy”, mình tốt nghiệp với một tấm bằng và 2 bàn tay trắng. Về sau mình vô tình đọc được một bài báo khoa học chỉ ra rằng:
Con người chỉ nhớ được khoảng 50% thông tin sau một giờ, và con số này giảm xuống còn 20% sau một tuần
Điều này làm mình nhận ra một điều rằng, bấy lâu nay mình đã sử dụng sai chức năng của bộ não. Thay vì dùng não để tư duy, sáng tạo, hoặc phân tích mình lại dùng như một công cụ lưu trữ.
Đến gần khoảng một năm nay, may mắn mình được tiếp xúc với khái niệm tài liệu hóa và hệ thống hóa trong một buổi workshop. Chính khái niệm này đã làm cuộc sống mình thay đổi hoàn toàn. Mình sẽ chia sẻ với bạn cách mà mình đã hệ thống và tài liệu hóa cuộc sống của mình như thế nào. Nhưng trước tiên chúng mình sẽ bắt đầu bằng việc tìm hiểu lý do:
Tại sao chúng ta hay quên những gì mình học?
Bạn đã bao giờ cố gắng nhớ lại một thông tin quan trọng nhưng nó cứ như thể tan biến vào hư không? Hay những kiến thức bạn thuộc lòng trước kì thi sau vài ngày lại tự động biến mất? Bạn có từng đặt câu hỏi “tại sao điều này lại xảy ra?” Câu trả lời không chỉ đơn giản là do chúng mình lười biếng hay thiếu tập trung, mà còn liên quan đến cách thức hoạt động phức tạp của bộ não chúng ta.
1. Đường cong quên lãng của Ebbinghaus:
Nhà tâm lý học Hermann Ebbinghaus đã thực hiện một nghiên cứu nổi tiếng về quá trình quên. Ông đã phát hiện ra rằng chúng ta quên rất nhiều thông tin ngay sau khi học và tốc độ quên giảm dần theo thời gian. Đường cong quên lãng của Ebbinghaus đã minh họa một cách trực quan quá trình này.
Chúng mình có thể hình dung cách đường cong quên lãng hoạt động qua ví dụ sau:
Bạn vừa học thuộc một danh sách 20 từ vựng tiếng Anh mới. Ngay sau khi học xong, bạn có thể nhớ được khoảng 18 từ. Tuy nhiên, chỉ sau một ngày, bạn chỉ còn nhớ được khoảng 10 từ. Và sau một tuần, con số này có thể giảm xuống còn 5 từ. Điều này xảy ra vì các kết nối thần kinh hình thành khi chúng ta học một điều mới rất yếu và dễ bị phá vỡ nếu không được củng cố.
Đây là lý do “vì sao bộ não chúng ta không được dùng để ghi nhớ”
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng nhớ:
Theo tìm hiểu của mình thông thường sẽ có khá nhiều những yếu tố khiến chúng ta khó ghi nhớ thông tin, nhưng mình tạm phân thành 3 yếu tố chính:
- Sự chú ý: khi chúng mình không tập trung vào thông tin, bộ não sẽ khó ghi nhớ.
VD: bạn đang cố gắng học bài nhưng lại bị tiếng ồn xung quanh làm phân tán. Kết quả là bạn không thể nhớ được nội dung bài học.
- Sự lặp lại: việc lặp lại thông tin nhiều lần giúp chúng mình củng cố các kết nối thần kinh và cải thiện khả năng nhớ.
VD: các vận động viên thường xuyên luyện tập để ghi nhớ các động tác kỹ thuật. Càng lặp lại nhiều, họ càng thực hiện động tác đó một cách tự nhiên và chính xác.
- Mối liên kết: khi chúng mình bắt đầu liên kết thông tin mới với những gì mình đã biết, chúng mình sẽ nhớ lâu hơn.
VD: để nhớ tên của một người mới gặp, bạn có thể liên tưởng đến một người bạn có nét tương đồng.
3. Các quá trình tâm lý gây “quên”:
- Sự can thiệp: khi có quá nhiều thông tin mới được đưa vào, những thông tin cũ có thể bị xáo trộn và khó nhớ lại.
- Sự suy giảm dấu vết: theo thời gian, các dấu vết thần kinh liên quan đến một ký ức có thể mờ dần và biến mất.
- Sự ức chế: chúng ta có thể cố tình quên đi những ký ức đau buồn hoặc những thông tin không còn hữu ích.
Vậy làm thế nào để chúng mình có thể nhớ được những thông tin cần để giúp chúng mình làm việc hiệu quả? Câu trả lời nằm ở việc tài liệu hóa và hệ thống kiến thức, mình thường ví von đây là “bộ não thứ 2” của mình. Tài liệu hóa và hệ thống kiến thức không chỉ giúp mình nhớ lâu hơn mà còn giúp tổ chức thông tin một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc và khả năng sáng tạo. Vậy bây giờ chúng mình sẽ bắt đầu tìm hiểu:
Các phương pháp tài liệu hóa kiến thức hiệu quả
Hiện tại, ngoài việc mình theo đuổi trở thành freelancer trong lĩnh vực trợ lý từ xa, mình còn dành khá nhiều thời gian phát triển kênh và sản phẩm dịch vụ cá nhân, song song đó là học tốt những năm cuối đại học. Có nhiều việc và deadline hay thông tin cần được xử lý vậy mình đã làm thế nào để cân bằng được những việc này? Từ khóa của mình đó chính là tài liệu hóa một cách có hệ thống. Nói đơn giản hơn mình đã tài liệu, sắp xếp mọi thứ và tận dụng công nghệ vào việc quản lý công việc. Đây là những phương pháp mà một năm qua mình đã áp dụng và cảm thấy thực sự hiệu quả:
1. Tài liệu hóa bằng văn bản
- Ghi chú: Đây là phương pháp đơn giản và linh hoạt nhất. Bạn có thể ghi chú bằng tay hoặc sử dụng các ứng dụng trên điện thoại, máy tính.
+ Ghi chú ngắn gọn: Ghi lại những ý chính, từ khóa.
+ Ghi chú chi tiết: Viết đầy đủ nội dung, bao gồm các ví dụ, giải thích.
+ Ghi chú ý tưởng: Ghi lại những ý tưởng bất chợt xuất hiện.
➥ Bạn cũng có thể linh hoạt sử dụng các màu sắc, biểu tượng, hình vẽ để làm cho ghi chú của bạn trở nên sinh động và dễ nhớ hơn.
- Blog cá nhân: Xây dựng cho mình một trang blog không chỉ giúp chia sẻ kiến thức với cộng đồng, xây dựng thương hiệu cá nhân, cải thiện kỹ năng viết mà còn giúp bạn tài liệu hóa và lưu trữ kiến thức cực kỳ hiệu quả
Bạn có thể bắt đầu bằng việc chọn một nền tảng blog phù hợp (Substack, Facebook, Instagram…), lựa chọn chủ đề và bắt đầu viết.
Mình lựa chọn lưu trữ những trải nghiệm trên Substack vì đây là nền tảng miễn phí và phù hợp cho newbie bắt đầu làm sáng tạo và theo đuổi công việc freelancer như mình.
➥ Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu như thế nào và bắt đầu từ đâu, mình gợi ý bạn có thể viết blog về lĩnh vực bạn đam mê, chia sẻ kinh nghiệm học tập và làm việc của bạn.
Nếu bạn muốn bắt đầu hành trình tài liệu hóa trên substack, bạn có thể nhấn nút “tham khảo” bài viết dưới đây:
- Sổ tay: Sử dụng sổ tay giấy để ghi chép hoặc sử dụng các ứng dụng sổ tay điện tử trên máy tính bảng hoặc điện thoại. Trang trí sổ tay để tạo cảm hứng, sử dụng các hệ thống đánh dấu để phân loại thông tin.
2. Tài liệu hóa bằng hình ảnh
- Mindmap (Sơ đồ tư duy): Giúp bạn hình dung mối quan hệ giữa các ý tưởng một cách trực quan, tổng hợp thông tin một cách hiệu quả.
- Infographic: giúp bạn truyền tải thông tin một cách trực quan, dễ hiểu, thu hút. Sử dụng các công cụ thiết kế đồ họa như Canva,…
3. Tài liệu hóa bằng âm thanh
- Ghi âm: Ghi lại những ý tưởng khi đang làm việc, trong cuộc họp, khi đang di chuyển, hoặc khi không có giấy bút bên cạnh và nghe lại bản ghi âm để ghi chép kiến thức.
Có rất nhiều phương pháp tài liệu hóa kiến thức khác nhau, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với bản thân và sở thích của mình.
➥ Quan trọng nhất là:
Bạn kiên trì thực hiện và xây dựng cho mình thói quen tài liệu hóa kiến thức hàng ngày.
Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ không chỉ bảo vệ được kho tàng kiến thức của mình mà còn phát triển bản thân một cách toàn diện.
4. Tài liệu hóa bằng công cụ
Bao gồm các phần mềm và công cụ để bạn có thể tạo, quản lý và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Thay vì thực hiện ghi chép thủ công bạn có thể tận dụng công cụ để thực hiện các tác vụ như soạn thảo, định dạng, lưu trữ, các công cụ này sẽ giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng tài liệu.
Mình đề xuất 2 công cụ mà mình thường xuyên sử dụng:
Drive: lưu trữ và quản lý tài liệu (video, hình ảnh, văn bản, ghi âm..) và làm việc nhóm, phiên bản drive miễn phí giới hạn 15 GB cho 1 email. Một số điện thoại bạn có thể tạo từ 3 - 4 email, bạn có thể tận dụng để lưu trữ. Ngoài ra bạn có thể nâng cấp thêm dung lượng lưu trữ nếu bạn cần.
Notion: Lưu trữ và quản lý tài liệu (video, hình ảnh, văn bản, ghi âm..) một cách trực quan và hiệu quả hơn. Với phiên bản miễn phí bạn chỉ sử dụng được cho cá nhân và chỉ lưu trữ văn bản, ghi âm, còn đối với video, hình ảnh và tính năng đội nhóm bạn cần nâng cấp lên bảng pro. Dù vậy nhưng notion vẫn là công cụ tiện ích và hiệu quả trong việc quản lý và hệ thống kiến thức của bạn.
Bên cạnh đó mình gợi ý bạn có thể:
- Kết hợp nhiều phương pháp: Sử dụng kết hợp các phương pháp để tăng thêm hiệu quả.
- Chọn công cụ phù hợp: Bạn nên lựa chọn các công cụ hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Thường xuyên ôn lại: Đừng để kiến thức bị lãng quên, hãy thường xuyên ôn lại những gì mình đã học.
Bạn nên kết hợp giữa việc học đồng thời áp dụng dần vào cuộc sống và công việc của mình để đạt được hiệu quả cao nhất.
Tài liệu hóa đã giúp ích cho mình như thế nào?
1. Tiết kiệm thời gian và công sức
Tài liệu hóa kiến thức giúp mình tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Thay vì phải mất thời gian tìm kiếm lại những thông tin đã học, bạn chỉ cần mở ra tài liệu của mình và dễ dàng truy cập lại. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng hơn và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Khi bạn đang làm một dự án, bạn có thể tham khảo lại những ghi chú về các khái niệm liên quan, các phương pháp đã thu thập trước đó mà không cần phải tìm kiếm lại từ đầu.
3. Cải thiện kỹ năng giao tiếp:
Viết lách là một phần quan trọng trong quá trình tài liệu hóa kiến thức. Khi viết, bạn buộc phải diễn đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu. Điều này giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp, cả bằng văn bản lẫn lời nói.
Khi viết một bài blog chia sẻ kiến thức, bạn cần sắp xếp thông tin một cách hợp lý, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và đưa ra những ví dụ minh họa sinh động.
4. Xây dựng thương hiệu cá nhân:
Chia sẻ kiến thức của bạn trên các nền tảng trực tuyến như blog, mạng xã hội giúp bạn xây dựng một thương hiệu cá nhân. Điều này không chỉ giúp bạn kết nối với những người có cùng sở thích mà còn giúp bạn mở rộng mạng lưới quan hệ và tạo dựng uy tín trong lĩnh vực của mình.
Nếu bạn là freelancer, bạn có thể viết blog chia sẻ những kinh nghiệm, kiến thức về ngách mà bạn đang hướng đến. Điều này giúp bạn được nhiều người biết đến và có thể có thêm những networking chất lượng.
Việc tài liệu hóa kiến thức không chỉ đơn thuần là ghi chép thông tin mà còn là một hành trình để mình khám phá và phát triển bản thân.
Vậy làm thế nào để bắt đầu tập luyện thói quen tài liệu hóa?
Bắt đầu từ những việc nhỏ: mình khuyên bạn không nên đặt ra những mục tiêu quá lớn ngay từ đầu, hãy bắt đầu với những việc đơn giản và dần dần nâng cao.
Chọn một phương pháp phù hợp: Có rất nhiều phương pháp tài liệu hóa, bạn hãy tự tin chọn phương pháp mà bạn cảm thấy thoải mái và hiệu quả nhất.
Kiên trì thực hiện: mình luôn tư duy rằng “tài liệu hóa và hệ thống kiến thức đòi hỏi sự kiên trì”. Vậy nên, khi gặp khó khăn, mình luôn coi đó là một phần của quá trình liên tục học hỏi và phát triển.
Đối với mình vốn kiến thức là tài sản quý giá nhất . Chính vì vậy việc tài liệu hóa và lưu trữ kiến thức giúp mình bảo vệ và phát huy tối đa giá trị của tài sản đó.
➥Bạn có thể đọc thêm bài viết dưới đây:
